Datenschutzhinweise zum Mandanten-Aufnahmebogen

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn Sie den digitalen Mandanten-Aufnahmebogen auf dieser Website ausfüllen und absenden. Die Verarbeitung erfolgt zur Vorbereitung und Anbahnung eines steuerlichen Mandatsverhältnisses, insbesondere für das Erstgespräch und für die Einschätzung des Beratungsbedarfs.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung über diese Website ist:

Go-Tax Steuerberatungs GmbH
Ruhrallee 185
45136 Essen
E-Mail: kontakt@go-tax.de
Vertretungsberechtigte Geschäftsführung: Heike Maniezki

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Eine gesetzliche Pflicht zur Bestellung besteht für uns nach unserer derzeitigen Einschätzung nicht. Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an kontakt@go-tax.de.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Im Mandanten-Aufnahmebogen werden – je nach Pflichtfeld und je nach Anwendbarkeit auf Ihre Situation – insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten erhoben und verarbeitet:

• Kontaktdaten der ansprechenden Person: Vor- und Nachname, Funktion bzw. Rolle im Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Unternehmensdaten: Firmenname, Website, Anschrift, Rechtsform, Gründungsjahr, Mitarbeiterzahl.
• Branche und Geschäftsmodell: Branchenzuordnung, Kurzbeschreibung des Geschäftsmodells, geschätzter Jahresumsatz, Art der Gewinnermittlung (EÜR/Bilanz).
• Steuerliche Stammdaten: Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, zuständiges Finanzamt, Wirtschaftsjahr, Umsatzsteuer-Status, soweit angegeben.
• Angaben zur aktuellen Buchhaltung: bisherige Software bzw. bisheriger Vorberater, Wechselgrund, soweit angegeben.
• Gewünschte Leistungen: Auswahl der Beratungs- und Buchhaltungsleistungen, an denen Sie interessiert sind.
• Angaben zum Zeitrahmen: geplanter Beginn der Zusammenarbeit, Dringlichkeit, weitere Anmerkungen.
• Erklärungsdaten: Bestätigung der Kenntnisnahme dieser Datenschutzhinweise.
• Optional ausgefüllte GwG-Sektion: bei optionalem Ausfüllen der Sektion „GwG-Identifikation gleich miterledigen" zusätzlich: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Angaben zum Identifikationsdokument (Art, Nummer, ausstellende Behörde, Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum), PEP-Selbstauskunft sowie Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten. Hierzu gelten ergänzend die unten unter Ziffer 5 genannten Rechtsgrundlagen.
• Technische Daten: beim Aufruf der Website anfallende technische Zugriffsdaten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Übermittlungsdaten.

4. Zwecke der Verarbeitung

Die Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Vorbereitung des Erstgesprächs und Einschätzung des Beratungsbedarfs.
• Prüfung, ob eine Mandatsannahme aus fachlicher und kapazitativer Sicht möglich ist.
• Anbahnung und ggf. Begründung eines Mandatsverhältnisses (vorvertragliche Maßnahmen).
• Identifikation der Vertragspartei nach dem Geldwäschegesetz (GwG), sofern die optionale GwG-Sektion ausgefüllt wird.
• Dokumentation der abgegebenen Erklärungen sowie Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten.
• Sichere technische Bereitstellung des Formulars, Fehleranalyse, Missbrauchsvermeidung und IT-Sicherheit.

Eine Verarbeitung zu Werbezwecken findet nicht statt. Eine Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie zuvor gesondert informiert werden.

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt – je nach Datenkategorie und Zweck – auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin oder zur Anbahnung bzw. Begründung des Mandatsverhältnisses erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den Vorschriften des Geldwäschegesetzes (GwG), insbesondere §§ 10, 11 GwG, soweit die optionale GwG-Sektion ausgefüllt und damit Ihre Identifikation als Vertragspartei vorbereitet wird.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur sicheren technischen Bereitstellung, zur IT-Sicherheit, zur Fehleranalyse und zur Missbrauchsvermeidung erforderlich ist. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung des Online-Formulars.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO nur dann, wenn wir im Einzelfall ausdrücklich eine gesonderte Einwilligung einholen. Die bloße Bestätigung, dass Sie diese Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen haben, ist keine datenschutzrechtliche Einwilligung.

6. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind für die Bearbeitung Ihrer Anfrage und die Vorbereitung des Erstgesprächs erforderlich. Ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage nicht oder nicht sinnvoll bearbeiten.

Optionale Angaben – insbesondere die GwG-Sektion sowie weiterführende Angaben zur Steuerung des Beratungsbedarfs – können Sie nach eigener Wahl bereitstellen. Die GwG-Identifikation kann alternativ auch über das eigenständige Formular „GwG-Identifikation" oder im persönlichen bzw. Video-Erstgespräch erfolgen.

7. Empfänger der Daten

Zugriff auf die übermittelten Daten erhalten innerhalb der Go-Tax Steuerberatungs GmbH nur die Personen, die die Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Mandatsanbahnung oder zur technischen Administration benötigen.

Je nach Fall können personenbezogene Daten an folgende Empfänger oder Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• DATEV eG und sonstige von uns eingesetzte Kanzlei-, Buchhaltungs- oder IT-Dienstleister, soweit diese als Auftragsverarbeiter oder Dienstleister eingesetzt werden,
• Finanzbehörden und sonstige gesetzlich vorgesehene Stellen, soweit erforderlich,
• Gerichte, Behörden, Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Versicherer, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, es sei denn, sie ist gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben, zur Anbahnung oder Durchführung des Mandats erforderlich oder Sie haben zuvor ausdrücklich eingewilligt.

8. Einsatz von Supabase

Zur technischen Entgegennahme und Speicherung der Formularübermittlung setzen wir Supabase ein. Anbieter ist Supabase, Inc. (Sitz in den USA). Supabase stellt eine verwaltete Datenbank-Infrastruktur bereit, in der die übermittelten Formulardaten gespeichert werden.

Der von uns gewählte Datenbankstandort befindet sich in Irland (Region eu-west-1). Die Formulardaten werden damit innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet.

Mit Supabase besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unserer Weisungen und zu den in diesen Datenschutzhinweisen genannten Zwecken.

Im Rahmen von Support-, Sicherheits- und Administrationsleistungen kann ein Zugriff aus Drittländern, insbesondere den USA, technisch nicht vollständig ausgeschlossen werden, da Supabase, Inc. dort Niederlassungen und Mitarbeitende unterhält. Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

9. Hosting und technische Bereitstellung

Für den Aufruf der Website und des Formulars gelten ergänzend die allgemeinen Datenschutzhinweise unserer Website. Die Website wird über Cloudflare Pages bereitgestellt. Beim Aufruf der Seite werden technische Zugriffsdaten verarbeitet, um die Website auszuliefern, die technische Sicherheit zu gewährleisten und missbräuchliche Zugriffe zu erkennen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung der Website und des Formulars.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Kommt ein Mandatsverhältnis zustande, werden die Daten Bestandteil der Mandatsakte und für die Dauer des Mandats sowie anschließend entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert, insbesondere nach AO, HGB und berufsrechtlichen Vorschriften. Die Fristen betragen regelmäßig sechs oder zehn Jahre.
• Daten aus einer im Aufnahmebogen ausgefüllten GwG-Sektion werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach dem Geldwäschegesetz gespeichert (in der Regel fünf Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung, vorbehaltlich abweichender oder längerer gesetzlicher Vorgaben).
• Kommt ein Mandatsverhältnis nicht zustande, löschen wir die Daten grundsätzlich spätestens sechs Monate nach dem letzten Kontakt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.
• Technische Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur technischen Bereitstellung, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist.

11. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die Übermittlung des Formulars erfolgt TLS-verschlüsselt über HTTPS. Zugriffe auf die gespeicherten Daten werden intern auf die jeweils erforderlichen Personen beschränkt.

12. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, sofern eine Verarbeitung ausnahmsweise auf einer Einwilligung beruht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an kontakt@go-tax.de.

13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Zusammenhang mit dem Mandanten-Aufnahmebogen nicht statt.

15. Verhältnis zur allgemeinen Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzhinweise gelten speziell für den digitalen Mandanten-Aufnahmebogen. Ergänzend gilt die allgemeine Datenschutzerklärung unserer Website, insbesondere für den allgemeinen Besuch der Website, Hosting, eingebundene Dienste und technische Sicherheitsmaßnahmen.

16. Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Stand: 23. Mai 2026. Durch Änderungen des Formulars, der technischen Infrastruktur oder der rechtlichen Anforderungen kann eine Anpassung dieser Datenschutzhinweise erforderlich werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.