Datenschutzhinweise zum Personalfragebogen

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn Sie den digitalen Personalfragebogen auf dieser Website ausfüllen und absenden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu Zwecken der Vorbereitung, Begründung, Durchführung und Abrechnung eines Beschäftigungsverhältnisses sowie zur Erfüllung steuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlicher Pflichten.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung über diese Website ist:

Go-Tax Steuerberatungs GmbH
Ruhrallee 185
45136 Essen
E-Mail: kontakt@go-tax.de
Vertretungsberechtigte Geschäftsführung: Heike Maniezki

Soweit der Personalfragebogen nicht für ein Beschäftigungsverhältnis mit der Go-Tax Steuerberatungs GmbH selbst, sondern für einen im Formular angegebenen Arbeitgeber bzw. Mandanten verwendet wird, verarbeitet die Go-Tax Steuerberatungs GmbH die Daten zur Mandatsbearbeitung, insbesondere zur Vorbereitung der Lohnabrechnung und der damit zusammenhängenden steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten. Der jeweilige Arbeitgeber kann für die Verarbeitung im eigenen Beschäftigungsverhältnis zusätzlich eigenständig verantwortlich sein.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Eine gesetzliche Pflicht zur Bestellung besteht für uns nach unserer derzeitigen Einschätzung nicht. Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an kontakt@go-tax.de.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Im Personalfragebogen werden – je nach Pflichtfeld und je nach für Sie zutreffendem optionalen Abschnitt – insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten erhoben und verarbeitet:

• Zuordnungsdaten: Arbeitgeber/Firma, Position/Tätigkeit, voraussichtlicher Beschäftigungsbeginn.
• Stammdaten und Kontaktdaten: Vorname, Nachname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, ggf. Geburtsname.
• Persönliche Merkmale: Familienstand, Konfession für Zwecke der Kirchensteuer, Angaben zu einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung, soweit angegeben.
• Steuer- und Sozialversicherungsdaten: Steuer-Identifikationsnummer, ggf. Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse, Krankenkasse, Art der Krankenversicherung, Art der Beschäftigung, ggf. Hauptarbeitgeber.
• Bankdaten: IBAN, Kreditinstitut, ggf. abweichender Kontoinhaber.
• Angaben zu Kindern: Anzahl der Kinder mit Kindergeldanspruch sowie – soweit angegeben – Name, Geburtsdatum und Steuer-Identifikationsnummer des Kindes.
• Angaben zu Vorbeschäftigungen: Zeitraum und Arbeitgeber im laufenden Kalenderjahr, soweit angegeben.
• Angaben bei Minijob: Erklärung zur Rentenversicherungspflicht bzw. Befreiung, soweit zutreffend.
• Angaben zum Aufenthaltsstatus: Art und Gültigkeit des Aufenthaltstitels sowie Beschäftigungserlaubnis, soweit für Nicht-EU/EWR/CH-Staatsangehörige erforderlich.
• Angaben zu vermögenswirksamen Leistungen und betrieblicher Altersvorsorge: Institut, Vertragsnummer, monatlicher Betrag, Empfänger-IBAN und gewünschte Fortführung oder Beratung, soweit angegeben.
• Erklärungsdaten: Ort, Datum, Bestätigung der Richtigkeit der Angaben sowie Bestätigung der Kenntnisnahme dieser Datenschutzhinweise.
• Technische Daten: beim Aufruf der Website anfallende technische Zugriffsdaten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Übermittlungsdaten.

Die Angaben zur Konfession und zur Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung können besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO betreffen. Diese Angaben werden nur verarbeitet, soweit dies für steuerliche, sozialversicherungsrechtliche oder arbeitsrechtliche Zwecke erforderlich ist oder Sie diese Angaben freiwillig machen, soweit der jeweilige Abschnitt nicht auf Sie zutrifft.

4. Zwecke der Verarbeitung

Die Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Erfassung und interne Zuordnung des Personalfragebogens zum jeweiligen Arbeitgeber bzw. Beschäftigungsverhältnis.
• Prüfung der Vollständigkeit und Plausibilität der für die Beschäftigung erforderlichen Angaben.
• Vorbereitung, Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses.
• Vorbereitung und Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Erfüllung steuerlicher Pflichten, insbesondere Lohnsteuer, Kirchensteuer und Meldungen gegenüber der Finanzverwaltung.
• Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher Pflichten, insbesondere Meldungen gegenüber Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern und ggf. der Minijob-Zentrale.
• Berücksichtigung von Kindern bei der Lohnabrechnung, insbesondere für steuer- und sozialversicherungsrechtliche Zwecke.
• Berücksichtigung von Angaben zu Vorbeschäftigungen, Minijob, Aufenthaltstitel, vermögenswirksamen Leistungen oder betrieblicher Altersvorsorge, soweit dies für die jeweilige Beschäftigung erforderlich ist.
• Dokumentation der abgegebenen Erklärungen und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.
• Sichere technische Bereitstellung des Formulars, Fehleranalyse, Missbrauchsvermeidung und IT-Sicherheit.

Eine Verarbeitung zu Werbezwecken findet nicht statt. Eine Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie zuvor gesondert informiert werden.

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt – je nach Datenkategorie und Zweck – auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG, soweit die Verarbeitung für die Entscheidung über die Begründung, die Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, insbesondere steuer-, sozialversicherungs-, handels- und arbeitsrechtlicher Pflichten.
• Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Angaben zur Konfession oder Schwerbehinderung/Gleichstellung, für Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht oder dem Sozialschutz erforderlich sind.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur sicheren technischen Bereitstellung, zur IT-Sicherheit, zur Fehleranalyse und zur Missbrauchsvermeidung erforderlich ist. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung des Online-Formulars.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO nur dann, wenn wir im Einzelfall ausdrücklich eine gesonderte Einwilligung einholen. Die bloße Bestätigung, dass Sie diese Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen haben, ist keine datenschutzrechtliche Einwilligung.

6. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind für die Bearbeitung des Personalfragebogens und die Vorbereitung bzw. Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Ohne diese Angaben kann der Fragebogen nicht vollständig bearbeitet werden; die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie gesetzliche Meldungen können dann möglicherweise nicht oder nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden.

Optionale Angaben sind nur bereitzustellen, wenn der jeweilige Sachverhalt auf Sie zutrifft, zum Beispiel bei Vorbeschäftigungen im laufenden Kalenderjahr, Minijob, Aufenthaltstitel, vermögenswirksamen Leistungen, betrieblicher Altersvorsorge oder Kindern mit Kindergeldanspruch.

7. Empfänger der Daten

Zugriff auf die übermittelten Daten erhalten innerhalb der Go-Tax Steuerberatungs GmbH nur die Personen, die die Daten zur Bearbeitung des Personalfragebogens, zur Mandatsbearbeitung, zur Lohnabrechnung oder zur technischen Administration benötigen.

Je nach Fall können personenbezogene Daten an folgende Empfänger oder Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• der im Formular angegebene Arbeitgeber bzw. Mandant, soweit der Fragebogen für dessen Beschäftigungsverhältnis verwendet wird,
• Finanzbehörden und sonstige gesetzlich vorgesehene Stellen,
• Krankenkassen, Sozialversicherungsträger, Minijob-Zentrale, Berufsgenossenschaften und sonstige Sozialversicherungsträger, soweit erforderlich,
• DATEV eG und sonstige von uns eingesetzte Lohnabrechnungs-, Kanzlei- oder IT-Dienstleister, soweit diese als Auftragsverarbeiter oder Dienstleister eingesetzt werden,
• Banken, Anbieter vermögenswirksamer Leistungen oder Anbieter betrieblicher Altersvorsorge, soweit dies für die Durchführung entsprechender Zahlungen oder Verträge erforderlich ist,
• Gerichte, Behörden, Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Versicherer, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, es sei denn, sie ist gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben, zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses oder des Mandats erforderlich oder Sie haben zuvor ausdrücklich eingewilligt.

8. Einsatz von Supabase

Zur technischen Entgegennahme und Speicherung der Formularübermittlung setzen wir Supabase ein. Anbieter ist Supabase, Inc. (Sitz in den USA). Supabase stellt eine verwaltete Datenbank-Infrastruktur bereit, in der die übermittelten Formulardaten gespeichert werden.

Der von uns gewählte Datenbankstandort befindet sich in Irland (Region eu-west-1). Die Formulardaten werden damit innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet.

Mit Supabase besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unserer Weisungen und zu den in diesen Datenschutzhinweisen genannten Zwecken.

Im Rahmen von Support-, Sicherheits- und Administrationsleistungen kann ein Zugriff aus Drittländern, insbesondere den USA, technisch nicht vollständig ausgeschlossen werden, da Supabase, Inc. dort Niederlassungen und Mitarbeitende unterhält. Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

9. Hosting und technische Bereitstellung

Für den Aufruf der Website und des Formulars gelten ergänzend die allgemeinen Datenschutzhinweise unserer Website. Die Website wird über Cloudflare Pages bereitgestellt. Beim Aufruf der Seite werden technische Zugriffsdaten verarbeitet, um die Website auszuliefern, die technische Sicherheit zu gewährleisten und missbräuchliche Zugriffe zu erkennen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung der Website und des Formulars.

10. Lokale Speicherung im Browser

Das Formular bietet eine Sprachwahl. Die gewählte Sprache kann lokal in Ihrem Browser gespeichert werden, damit die Auswahl bei einem späteren Besuch erhalten bleibt. Diese Information wird nicht an uns übermittelt und nicht zu Analyse- oder Marketingzwecken verwendet. Sie können den lokalen Speicher jederzeit über Ihre Browser-Einstellungen löschen.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da die Speicherung für die von Ihnen gewünschte Formularfunktion erforderlich ist.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Daten, die für die Lohnabrechnung, steuerliche Nachweise, Sozialversicherung, Buchhaltung oder Mandatsdokumentation relevant sind, werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert, insbesondere nach AO, HGB und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften. Die Fristen betragen regelmäßig sechs oder zehn Jahre.
• Daten, die Bestandteil einer Personalakte oder Mandatsdokumentation werden, werden für die Dauer des Beschäftigungs- bzw. Mandatsverhältnisses und anschließend nur so lange gespeichert, wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen, insbesondere zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, bestehen.
• Kommt ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande, löschen wir die Daten grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Vorgangs, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.
• Technische Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur technischen Bereitstellung, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist.

12. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die Übermittlung des Formulars erfolgt TLS-verschlüsselt über HTTPS. Zugriffe auf die gespeicherten Daten werden intern auf die jeweils erforderlichen Personen beschränkt.

13. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, sofern eine Verarbeitung ausnahmsweise auf einer Einwilligung beruht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an kontakt@go-tax.de.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Zusammenhang mit dem Personalfragebogen nicht statt.

16. Verhältnis zur allgemeinen Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzhinweise gelten speziell für den digitalen Personalfragebogen. Ergänzend gilt die allgemeine Datenschutzerklärung unserer Website, insbesondere für den allgemeinen Besuch der Website, Hosting, eingebundene Dienste und technische Sicherheitsmaßnahmen.

17. Aktualität dieser Datenschutzhinweise

Stand: 20. Mai 2026. Durch Änderungen des Formulars, der technischen Infrastruktur oder der rechtlichen Anforderungen kann eine Anpassung dieser Datenschutzhinweise erforderlich werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.